Behandling av personuppgifter inom Svenska Ju-jutsuförbundet

Allmänt om GDPR och våra register

EU:s dataskyddsförordning (GDPR) gäller för svenska organisationer och företag från den 25 maj 2018. Den reglerar rätten och sättet att behandla personuppgifter. Här förklarar vi hur och varför Svenska Ju-jutsuförbundet (SJJF) samlar in och behandlar dina personliga uppgifter. Din personliga integritet är viktig för oss. Vi handlägger uppgifter tillhörande medlemsklubbar och de enskilda medlemmar i förbundet som deltar i förbundsaktiviteter samt anställda i förbundet och förtroendevalda.

SJJF använder i huvudsak två register. Vi har ett instruktörsregister och ett medlemsregister för våra klubbar. I instruktörsregistret finns namn, bild, adress, telefonnummer, personnummer, klubbtillhörighet, grad och instruktörslicensnivå. Medlemsregistret över våra klubbar finns på förbundets hemsida, och har med uppgifter om klubbnamn, adress, kontaktperson, telefonnummer, e-post, webbsida, facebooksida, organisationsnummer, bank- eller postgiro, eventuellt swishnummer och adress till träningslokal. På förbundets hemsida finns också uppgifter för att våra klubbar och enskilda medlemmar ska kunna komma i kontakt med vårt kansli eller våra förtroendevalda och övriga funktionärer.

Utbildningar/instruktörsregister

SJJF har en omfattande kursverksamhet för utbildning av instruktörer på olika nivåer. För att kunna administrera utbildningar behöver SJJF samla in och behandla personuppgifter till anmälan och vårt register över licensierade instruktörer. Om du deltar i en licensgivande utbildning så sparas dina personuppgifter så länge du själv önskar att vara aktiv i den aktuella rollen inom förbundet. Deltar du i en utbildning godkänner du samtidigt att vi har rätt att behandla och spara dina personuppgifter. Rensning av registret görs med viss regelbundenhet, men det är bra om klubben eller den enskilda medlemmen meddelar kansliet när en person inte längre är aktiv.

Medlemsklubbar/klubbregister

SJJF:s medlemsklubbar registreras i SJJF:s databas under den tid klubben är medlem i förbundet. Varje medlemsklubb har en angiven kontaktperson. Personuppgifterna behandlas endast i syfte att korrespondens och administration kring medlemskapet ska kunna genomföras mellan SJJF och klubben. Det är klubbens ansvar att de uppgifter som finns hos SJJF är korrekta och klubben ska vid förändringar av kontaktperson anmäla detta till SJJF:s kansli snarast möjligt. Vid klubbs utträde ur förbundet tas uppgifterna bort. Uppgifter om exempelvis plusgirokonto och swishnummer finns med som en service för de klubbar som vill, och dessa uppgifter kan tas bort om klubben önskar det.

Anställda och förtroendevalda

Anställda och förtroendevaldas personuppgifter behandlas i den utsträckning som är nödvändigt för att de ska kunna uppfylla sitt uppdrag samt avseende utbetalning av lön, arvode och andra avtalsstyrda villkor inom uppdraget som parterna kommit överens om. Vid anställning eller uppdrag som förtroendevald godkänner man att SJJF:s kansli behandlar och sparar personuppgifter i syfte att administrera på det sätt som är nödvändigt.